El compromiso que tenemos con la transformación digital es uno de nuestro pilares fundamentales, y es por eso que Marta Meneses, Gerente de Servicios Laborales de JR Consultores, solicitó a la dirección del trabajo un pronunciamiento formal acerca del envío de los comprobantes de sueldo a los trabajadores por correo electrónico.
En atención a nuestra solicitud, la Dirección del Trabajo señaló que no existe inconveniente para que un empleador genere, administre, firme y remita la documentación que emana de la relación laboral a través de medios electrónicos. Sin embargo, toda documentación electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos que detallaremos en nuestro artículo a continuación:
1-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
2–. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la cuenta particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a direcciones institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos –al mismo tiempo de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Como puede apreciarse, para entender que los empleadores han hecho entrega efectiva de la documentación en formato electrónico en el ámbito laboral, resulta esencial el envío automático de cada instrumento generado por el sistema, entre los cuales se encuentran los comprobantes de pago de remuneraciones, mediante correos electrónicos particulares de los dependientes.
Precisado lo anterior, respecto de su consulta relacionada con la forma de acreditar el envío de los correos señalados, es dable indicar que los sistemas deben ser auditables mediante un log de sus operaciones y, además, dado que el envío de las comunicaciones de que se trata debe ser automático, tal circunstancia puede ser acreditada con una simulación durante un proceso de fiscalización.
Todo lo señalado en el cuerpo del presente informe, respecto de los comprobantes de pago de remuneraciones, resulta aplicable a los anexos indicados en el artículo 54 bis del Código del Trabajo.
Ahora bien, sin perjuicio de lo señalado, no existe inconveniente para que los empleadores, además del envío por correo electrónico, dispongan la documentación a través de enlaces (Links), intranets institucionales, totems, etc., pero como se señaló, estas medidas permiten mejorar el acceso a los antecedentes, pero en ningún caso reemplazan el uso de los E–Mails.
A través de este comunicado, queremos transmitirles que el pronunciamiento de la Dirección del Trabajo sirve como precedente para aquellas empresas que estén en una situación similar y tengan dudas respecto de cómo enfrentar estos cambios.
Dictamen Inspección del Trabajo Solicitada por JR Dic-18
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